ЗДЕСЬ ВСЕ ТАЙНОЕ СТАНОВИТСЯ ЯВНЫМ

воскресенье, 3 июля 2011 г.

Как успеть сделать все запланированное

Вы постоянно занимаетесь делами, но все же не успеваете сделать все, что нужно? Специалисты по правильному распоряжению временем, делятся некоторыми профессиональными советами, чтобы вы всегда успевали сделать все, что хотели.


Иногда бывает трудно ежедневно организовывать свою работу, если вам неизвестно, что вам предстоит сделать в более отдаленной перспективе. В первую очередь следует решить, каковы ваши задания, и выделить важнейшие. Полезно это обсудить с руководителем. То, что у вас забирает львиную долю времени, и является важнейшим. Основной пункт успешного использования времени — все упростить и определить минимальные практические действия, чтобы стать более организованым. Попробуйте следующее:

Избавьтесь от лишних бумаг. Если ваши папки всегда переполнены, сделайте попытку рассортировать документы по следующим категориям, и заставьте себя работать с каждым из документов только один раз:

1. Первоочередные вопросы (отложите отдельно и отведите время в рабочем графике, чтобы их выучить).


2. Бумаги, которые следует сохранить в деле (сведите к минимуму).


3. Срочные документы (старайтесь не тратить на них много времени).


4. Бумаги, которые следует передать кому-то другому.


5. Все, что считаете лишним, выбросьте в корзину.

Уберите свой стол. Если вы утонете в море бумаг, то не сможете ясно мыслить и будете тратить много времени и сил, разыскивая нужное. Начните действовать прямо сейчас. Уберите со стола все бумаги, которые вам не нужны сегодня для работы. Отнеситесь к ним безжалостно: подшейте к делу или выбросьте в корзину: в голове у вас тоже сразу просветлеет.

Упорядочите свой график. Один из самых простых способов — взять себе в правило составлять список дел на день и записывать их. Причем следует определить их очередность и приблизительное время на выполнение каждого дела. Стоит отвести также время на непредсказуемые дела и на перерывы. Составляя график, классифицируйте дела на:

а) то, что вы должны сделать сегодня;
б) то, что вы хотели бы сделать;
в) то, что не нужно сегодня делать.

Старайтесь меньше отвлекаться. Делегируйте какие-то задания другим. Умейте сказать «нет», вам не следует извиняться, если вы и так уже перегружены. Сократите время собраний и встреч с другими людьми. Неплохая идея — определять время окончания встречи, это заставит не растягивать время, когда вы основное обсудили.

Старайтесь не позволять, чтобы вас перерывали. Если люди заходят выяснить что-то не очень срочное, договоритесь с ними это обсудить в удобное для вас время. Отметьте, что в служебное время вы не занимаетесь посторонними делами. Телефонные разговоры заканчивайте в вежливой, но твердой форме.

Установите правильный баланс времени. Попробуйте подсчитать, сколько часов в неделю занимают другие дела, а не только работа. Запишите, что вышло под соответствующими рубриками: учеба, семья, друзья, домашние дела, досуг, физическая культура... Подумайте, как бы вы хотели распределить свое время в идеале и насколько реальное состояние отвечает этому. Если баланс нарушен, подумайте, что можно сделать, чтобы его изменить к лучшему. Например, вы можете не смотреть любимую передачу, а отправиться на встречу с друзьями. Можно попросить домочадцев о помощи в хозяйстве, чтобы вы смогли посетить спортзал...

Пытайтесь получить помощь от других. Не стоит стремиться к тому, чтобы быть во всем безупречным и стараться все сделать самому. Многим (особенно женщинам) бывает сложно вовлечь в домашние дела других членов семьи. Обычно действительно проще и быстрее сделать все собственноручно. Но это обернется для вас дополнительным стрессом, вы истощитесь, и у вас не останется времени на что-то важное. Следует быть настойчивее.

Чтобы правильно использовать время, необходимо пересмотреть приоритеты и прекратить обвинять других и обстоятельства в своих трудностях. Те, кто постоянно занимается чужими проблемами и малозначимыми делами, забыли о важной вещи: у нас много времени, но мы должны тщательно выбирать, на что его потратить, а не проводить свои дни в суматохе и спешке, расплачиваясь за это здоровьем.

Руслан Линник

Комментариев нет:

Отправить комментарий